Recursos para el evento de la región

Para la elaboración del evento se hace el listado de los siguientes recursos. se presenta una lista de proveedores con la cotización elegida teniendo factores como calidad, garantía y costo.

Proveedores para el congreso.

Para la elección de los proveedores se realizo una cotización entre dos reconocidos hoteles de la ciudad gracias a que se vio la posibilidad de crear paquetes en donde acomodan varios de los ítems que se necesitan haciendo que el costo de la organización sea mas bajo debido a que se esta manejando todo con una misma empresa esto ayuda a disminuir el gasto económico y también de tiempo se decidió realizar la consulta en el Hotel Tequendama y el Hotel Sheraton de Bogotá, donde presentaron las siguientes propuestas. 

Hotel Tequendama.

Según su requerimiento esta es la propuesta seleccionada para que pueda llevar acabo su evento de la mejor manera. 

Cantidad: 180 personas.

Evento: Congreso gastronómico.

Fecha: 3 de mayo del 2025.

Horario: 9:00 am a 5:00 pm

Alimentación.

Menú de almuerzo.

• Crema de tomates asados.
• Lomo de res albardado en tocineta, acompañado de ensalada fresca y puré de papa criolla.
• Postre del día.
• Jugo de temporada.

Coffe break. 3:00 pm

• Wrap de pollo caprese.
• Jugo de temporada.

Montaje.

Se recomienda el uso del Salón Crystal View, con una capacidad de 190 personas en montaje de  aula. el cual dispone de 305 m2 con 180 grados de vista de la ciudad, es uno de los lugares más amplios ubicado en el piso 30.

Valor incluye.

1. Mesa principal con proyector, computador, parlantes y pantalla para presentación.
2. 4 mesas para las estaciones de servicio.
3. Servicio de audio y video con soporte técnico durante el servicio.
4. 180 sillas con respaldar tipo oficina.
5. Espacio de comedor para hora de almuerzo.
6. Estación de café. (Agua mineral, bebida caliente y galletas de mantequilla).
7. Vajilla y cristalería.
8. Iluminación.
9. Meseros. 

Valor unitario: $280.000

Sub total: $50.400.000

Impuesto: $4.032.000

Total: $54.432.000

No incluye bebidas alcohólicas.

Hotel Sheraton Bogotá

Según su requerimiento esta es la propuesta seleccionada para que pueda llevar acabo su evento de la mejor manera. 

Cantidad: 180 personas.

Evento: Congreso gastronómico.

Fecha: 3 de mayo del 2025.

Horario: 9:00 am a 5:00 pm

Alimentación.

Menú de almuerzo.

• Triada de causa limeña (Ceviche de pollo, camarón y calamar)
• Lomo de cerdo bañado en salsa de guayaba junto a chips de plátano y ensalada del caribe.
• Postre del chef.
• Dos jugos a elección.

Coffe break. 3:00 pm

• Sándwich de roast beef.
• Dos jugos a elección

Montaje.

Se recomienda el uso del Salón Santa fe Uno, con una capacidad de 180 personas en montaje de  aula. el cual dispone de 313 m2.

Valor incluye.

1. Video Beams con estructura al techo con tecnología 4k hasta 7500 lúmenes.
2. Sonido envolvente tipo conferencia, sonido tipo concierto line array
3. Micrófonos countryman de diadema, inalámbrica, alámbrica y de solapa.
4. Pantallas con estructura al techo. medidas desde 2.20m hasta 5x4m
5. Disponibilidad de pantallas a piso según disponibilidad del salón
6. Montaje de sets.
7. 180 sillas con respaldar tipo oficina.
8. Espacio de comedor para hora de almuerzo.
9. Estación de café. (Agua mineral, agua saborizada, bebidas calientes).
10. Vajilla y cristalería.
11. Iluminación.
12. Meseros. 

Valor unitario: $320.000

Sub total: $57.600.000

Impuesto: $4.608.000

Total: $62.208.000

No incluye bebidas alcohólicas.

Premios.

Durante el evento a realizar se van a llevar acabo diferentes concursos con el fin de mantener a la audiencia entretenida a lo largo del congreso se realiza la cotización de dos proveedores dando las siguientes resultados.

Sabana Market.

Según su requerimiento esta es la propuesta de artículos.

• Botella térmica dórica: $33.600
• Mochila Adventure: $57.385
• Mug Vaccun: $18.750
• Reloj Weather: $47.850
• Paraguas 21 pulgadas: $39.574
• Termo en acero vaccum 500ml: $32.190
• Cable de carga. $12.244

Valor total de los artículos: $241.593

Descuento del 15%: $36.238

Valor a pagar: $205.355

Obsequios Empresariales

Según su requerimiento esta es la propuesta de artículos.

• Nevera cooler hexagonal $ 87.750
• Canguro en poliéster pocket: $22.893 
• Morral backpack catoy: $ 33.577
• Botella tower en aluminio: $19.938
• Mug metálico bamboo eco 30ml: $55.507
• Carrito para mercado: $45.870
• Nevera lonchera con set BBQ: $ 75.075

Valor total de los artículos: $ 340.610

Descuento del 25%: $85.152

Valor a pagar: $255.458

Con esta información se decide optar por la opción del hotel Sheraton, debido a que presenta una mayor cantidad de elementos logísticos que ya están dentro del costo, permitiendo no tener que subcontratar a otras empresas para completar dichos elementos. Por otro lado en el tema de regalos se decido optar por Sabana Market gracias a que los productos se ven de una mejor calidad y dan la posibilidad de personalizarlos con el nombre del evento sin ningún costo adicional permitiendo que sea un regalo y recuerdo mas memorable. 

Condiciones del sitio del evento.

El sitio escogió para la realización del evento es el Hotel Sheraton Bogotá, ubicado en la calle 25b # 69c 80 en pleno centro de negocios de la ciudad. Dentro del Hotel se va a utilizar el Salón Santa Fe 1 ubicado en el primer piso de este hotel y cuanta con una capacidad para cerca de 180 personas ubicadas en disposición de aula, con la cual contaran con mesa y silla en donde podrán ver y escribir de manera cómoda las reuniones que se van a realizar durante el día. 

Elementos logísticos

Durante el desarrollo del evento se necesitan los siguientes elementos los cuales están dados por el hotel en donde se va a llevar acabo.

Atril de podio

Cartel de anuncios en el lobby

Escenario instalado

Indicaciones de orientación

Mesas

Bolígrafos / Lápices / Bloc de notas

Pizarras

Sillas apiladas

Video Beams con estructura al techo con tecnología 4k hasta 7500 lúmenes.

Sonido envolvente tipo conferencia, sonido tipo concierto line array

Micrófonos countryman de diadema, inalámbrica, alámbrica y de solapa.

Pantallas con estructura al techo. medidas desde 2.20m hasta 5x4m

Orquesta, grupos musicales o culturales 

Pronartes

Para el desarrollo de una muestra cultural durante la hora del almuerzo se realizo una charla con la Academia de Artes Pronartes, los cuales pueden realizar un pequeño evento musical con un coro de niños. Ellos llevan los instrumentos y equipos de sonido para realizar el evento. Por parte de la dirección se decide dar un refrigerio después de la presentación, por lo cual se solicita al hotel que realice 10 refrigerios mas que serán entregados a las dos de la tarde.

Talento humano requerido para la gestión y organización

En recursos humanos se necesitara con la ayuda de:

Meseros

Cocineros

Personal de staff que ayude con la acomodación y este pendiente de las posibles inconvenientes que se puedan llegar a presentar.