Etapas del evento

En la presenta entrada se dará a detalle las diferentes actividades que se van a realizar en cada una de las etapas del evento. 

Pre evento.

Nombre del evento. Gastronova

Tema del evento. Conferencia en materia de innovación y desarrollo de la gastronomía colombiana

Objetivo del evento. Exponer nuevos conocimientos de la gastronomía moderna y como pueden ser aplicadas a comida colombiana.

Nombrar el comité administrativo y los otros comités

• Comité administrativo. Encargado de dirigir y delegar las diferentes funciones que se realicen a lo largo del evento, cualquier decisión que se tome debe de ser aprobada por este comité.
• Comité financiero. Encargado de crear el presupuesto, realizar las cotizaciones pertinentes y finalizado el evento realizar los correspondientes pagos.
• Comité logístico. Encargado de enumerar que mobiliario, equipos se necesitan para la elaboración del evento, ayudar al montaje y desmontaje del mismo.
• Comité de comunicaciones, promoción y difusión. Encargado de dar a conocer por diferentes medios la propaganda sobre el evento a realizar y captar a personas que estén interesadas del mismo. durante el evento debe de realizar registro fotográfico y en video para luego ser compartido.
• Comité de seguridad. Encargado de velar por la seguridad y solicitar los permisos correspondientes ante las entidades.

Determinar fecha y duración. 3 de mayo del 2025 con una duración de 8 horas, teniendo un espacio para almuerzo y break. 

Estimar la cantidad y clases de asistentes, perfil de participantes. Se va a tener a un total de 180 participantes, que deben de pertenecer al sector gastronómico, desde estudiantes, cocineros empíricos o profesionales; administradores, gerentes o dueños de establecimientos gastronómicos. 

Seleccionar y adecuar el sitio o lugar de la realización. El sitio escogió para la realización del evento es el Hotel Sheraton Bogotá, ubicado en la calle 25b # 69c 80 en pleno centro de negocios de la ciudad. Dentro del Hotel se va a utilizar el Salón Santa Fe 1 ubicado en el primer piso de este hotel y cuanta con una capacidad para cerca de 180 personas ubicadas en disposición de aula, con la cual contaran con mesa y silla en donde podrán ver y escribir de manera cómoda las reuniones que se van a realizar durante el día.

Definir las actividades y horarios (Cronograma de actividades)

Estimar los recursos (financieros, talento humano, técnico equipo y mobiliario)

Durante el desarrollo del evento se necesitan los siguientes elementos los cuales están dados por el hotel en donde se va a llevar acabo.

Atril de podio

Cartel de anuncios en el lobby

Escenario instalado

Indicaciones de orientación

Mesas

Bolígrafos / Lápices / Bloc de notas

Pizarras

Sillas apiladas

Video Beams con estructura al techo con tecnología 4k hasta 7500 lúmenes.

Sonido envolvente tipo conferencia, sonido tipo concierto line array

Micrófonos countryman de diadema, inalámbrica, alámbrica y de solapa.

Pantallas con estructura al techo. medidas desde 2.20m hasta 5x4m

En recursos humanos se necesitara con la ayuda de:

Meseros

Cocineros

Personal de staff que ayude con la acomodación y este pendiente de las posibles inconvenientes que se puedan llegar a presentar

Elaborar el presupuesto, estimar costos y gastos e identificar fuentes de financiamiento y patrocinadores. En la siguiente entrada se hablara mas a detalle sobre esta actividad.

Seleccionar, contratar  capacitar el personal para el evento. Para el desarrollo del evento se va a tener el apoyo del personal del hotel que se escogió para realizar el evento, se necesitan a cinco expositores que van a acompañarnos todo el día.

Alquiler o contratación de mobiliario de equipos de servicio. El hotel que se escogió suministra los diferentes equipos para el desarrollo del evento.

Diseñar el material promoción y hacer la promoción y comercialización del evento. El comité de comunicaciones, promoción y difusión será el encargado de realizar estas diferentes actividades se debe de comenzar a realizar la promoción con dos meses de anterioridad con el fin de llegar a un mayor numero de personas. 

Prever riesgos y garantizar la seguridad de los asistentes. Se cuenta con la ayuda del sistema de seguridad del hotel para garantizar un espacio tranquilo y amigable a su vez solo se podrá entrar con la respectiva entrada o escarapela de staff o expositor. 

Evento

En el día del evento se deben de esperar en recepción a los diferentes conferencistas que deben de llegar a las ocho de la mañana, se deben de recibir con una botella de agua y una bebida caliente, para luego ser llevado al espacio destinado para el evento. Se deben de seguir las actividades programadas en el cronograma durante el resto del día, en el momento final del día se hace entrega de diferentes encuestas con el fin de saber como estuvo la recepción de la actividad desarrollada. a su vez se dan regalos a algunos de los participantes.

Post-evento

Se deben de sentar los diferentes comités y realizar unas conclusiones del evento e informar los resultados obtenidos en las diferentes encuestas llenadas, con esta información se debe de realizar una evaluación a conciencia y verificar que aspectos se deben de mejorar y cuales se deben de mantener.

El comité de comunicaciones debe de presentar los diferentes registros fotográficos y de video que se tomaron en el día para ser subidos a las redes sociales y compartidos con los diferentes expositores que se tuvo en el día, a su vez, se deben de realizar cartas de agradecimiento por el tiempo e información compartida en cada una de las charlas realizadas. 

El comité financiero debe de realizar los diferentes pagos a los proveedores contratados y presentar un estado de cuentas de los montos pagados y los dineros recaudados por la compa de boletas para el ingreso.